چگونه با ماتریس آیزنهاور کارها را اولویت بندی کنیم؟
بشر همیشه در پی اولویت بندی کارهای خود بوده و تمایل داشته که کارهای خودش را طبق برنامه و به صورت کاملاً منظم پیش ببرد. دانشمندان و متخصصان مختلف سعی کرده‌اند روش‌های مختلفی برای برنامه‌ریزی ابداع و در اختیار سایر انسان‌ها قرار دهند. در این مقاله می‌خواهیم پیرامون شیوه برنامه‌ریزی صحبت کنیم و یکی از روش‌های خوبی که برای برنامه‌ریزی وجود دارد را معرفی کنیم. در صورتی که شما هم احساس می‌کنید که می‌خواهید کارهای خود را به صورت منظم و طبق برنامه پیش ببرید و تمایل دارید که با ماتریس آیزنهاور که یکی از ابزارهای عالی برای برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها به حساب می‌آید، آشنا شوید تا پایان این مقاله با ما همراه بمانید.
ماتریس آیزنهاور چیست؟
ماتریس آیزنهاور یکی از ابزارهای خوبی است که برای برنامه‌ریزی و اولویت بندی کردن کارها وجود دارد. همان طور که از اسم این ابزار پیداست، توسط شخصی به نام آیزنهاور طراحی شده است. دوایت آیزنهاور (Dwight Eisenhower)، یکی از رؤسای جمهور ایالات متحده آمریکا بود که از سال 1953 تا 1961 رئیس جمهور این کشور بود. او یکی از سمبل‌های مهم برنامه‌ریزی در جهان است. او پیش از ریاست جمهوری هم در ارتش آمریکا خدمت می‌کرد و از همان زمان بود که نظم و انضباط برای او اهمیت پیدا کرد و در اثر حساسیت به این موضوع توانست روشی نوین برای برنامه‌ریزی طراحی کند.
ماتریس آیزنهاور به قدری کاربردی و کارآمد بود که در حال حاضر بسیاری از مدیران موفق کسب و کار از آن کمک می‌گیرند و اکثر این افراد عقیده دارند که این ماتریس بسیار مفید و پربازده است و می‌تواند راندمان انسان را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. ماتریس آیزنهاور کارها را به چهار بخش اصلی تقسیم می‌کند و سپس برای هر کدام از این بخش‌های نسخه مخصوص به خودش را می‌پیچد. در ادامه این چهار بخش به صورت کامل توضیح داده شده است:
بخش اول ماتریس آیزنهاور: کارهای مهم و فوری
پیش از آنکه بخواهیم بخش اول را شروع کنیم باید بدانیم که کارهای مهم کدام کارها هستند. کارهای مهم کارهایی هستند که با اهداف ما در ارتباط هستند. اگر کارهای مهم را جدی بگیریم و انجام دهیم، قاعدتاً به هدفی که در ذهن داریم نزدیک‌تر می‌شویم و اگر آن‌ها پشت گوش بیندازیم و به آن‌ها بی‌توجهی کنیم، قطعاً اهدافی که مد نظر داریم محقق نمی‌شود یا در بلندمدت تحت تأثیر قرار می‌گیریم. هر کدام از کارهایی که با اهداف و ارزش‌های شما در زندگی در ارتباط هستند، مهم محسوب می‌شوند.
حالا بیاییم و معنای فوری را بررسی کنیم و ببینیم که به کدام کارها فوری گفته می‌شود. کارهای فوری آن کارهایی هستند که باید در همین لحظه یا در لحظات و ساعت پیش رو به آن‌ها توجه کنیم. آن دسته از کارهایی که اگر فوراً انجام نشوند، به ما آسیب می‌زنند کارهای فوری هستند. تصویر زیر نمایی از ماتریس آیزنهاور است:
آیزنهاور در بخش اول ماتریس خود که بخش بالای سمت چپ است، کارهای مهم و فوری را قرار داده است. کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند، کارهایی هستند که هم به اهداف ما مربوط می‌شوند و هم باید فوراً به آن‌ها رسیدگی شود. قاعدتاً کارهای مهم و فوری را باید در اولویت قرار داد. اگر بخواهیم از منظر مدیریت منابع به این موضوع بپردازیم، باید منابع خودمان را بیش از هر موضوع دیگری صرف کارهای مهم و فوری کنیم.
سعی کنید همیشه کارهای کمتری در این بخش از ماتریس قرار گیرد؛ چون این بخش از ماتریس معمولاً انرژی زیادی از انسان می‌گیرد. در صورتی که روی مهارت‌های زیر کار و تمرکز کنید، مطمئن باشید که می‌توانید کارهای مهم و فوری را به کارهای مهم و غیرفوری تبدیل کنید و با آرامش و تمرکز بیشتری روی آن‌ها کار کنید:
- خودتان را به نظم و انضباط عادت دهید
- سعی کنید مهارت خود را افزایش دهید تا بتوانید به قدرت پیش‌بینی و تحلیل برسید
- مهارت تخمین و برآورد را در خودتان تقویت کنید
بخش دوم ماتریس آیزنهاور: کارهای مهم و غیرفوری
بخش بالا و سمت راست نمودار آیزنهاور مربوط به کارهایی است که مهم و غیرفوری هستند. این کارها با ارزش‌ها و اهداف مهم زندگی ما در ارتباط هستند ولی چندان فوری نیستند. یادگیری یکی از کارهای مهم و غیرفوری هر انسان است. اگر ما برای یادگیری خودمان وقت نگذاریم، قطعاً در درازمدت مزیت رقابتی خودمان را از دست می‌دهد و در نتیجه رقبای ما از راه می‌رسند و خیلی راحت گوی سبقت را از ما می‌ربایند.
ورزش کردن هم جزو همین دسته از کارها است. ورزش خیلی مهم است؛ چون بدن و روان ما را سالم نگه می‌دارد و باعث می‌شود که بتوانیم زندگی بهتر و سالم‌تری داشته باشیم. اکنون اگر برای ورزش کردن وقت نگذاریم و هیچ ارزش و اهمیتی برای آن قائل نشویم، قطعاً در دراز مدت با بیماری‌ها و مشکلات بسیار زیادی روبرو خواهیم شد و ممکن است زنده نمانیم تا بتوانیم آثار و نتایج تلاش‌های خودمان را ببینیم.
کارهای مهم و غیرفوری خود را جدی بگیرید. اگر واقعاً خواهان موفقیت هستید و می‌خواهید به شخصی توانمند و موفق تبدیل شوید، حتماً پس از اتمام کارهای مهم و فوری سراغ کارهای مهم و غیرفوری بیایید و آن‌ها را انجام دهید.
بخش سوم ماتریس آیزنهاور: کارهای غیر مهم ولی فوری
این کارها معمولاً با ارزش زندگی و اهداف مهم ما در ارتباط نیستند ولی به هر حال باید خیلی سریع آن‌ها را به انجام رساند. به عنوان مثال یک سری از ایمیل‌های ما مهم نیستند ولی باید خیلی سریع آن‌ها را بخوانیم و سپس به آن‌ها پاسخ دهیم. ممکن است یکی از دوستان یا اعضای خانواده با شما تماس بگیرد و از شما بخواهد که کاری متفرقه (یک خرید) برای او انجام دهید. ممکن است یکی از همکاران شما از شما سوالی بپرسد و شما مجبور باشید که همان لحظه به او پاسخ دهید. شاید این کارها مهم نباشند ولی به هر حال فوریت دارند. به نظر شما برای انجام چنین کارهایی چه باید کرد؟
توجه داشته باشید که انجام دادن چنین کارهایی غلط یا اشتباه نیست ولی باید توجه داشته باشید که به خاطر انجام این کارها آسیبی به انجام کارهای مهم و فوری یا کارهای مهم و غیرفوری شما وارد نشود. در برابر چنین کارهایی دو استراتژی خوب وجود دارد:
- یکی از استراتژی‌ها، تفویض اختیار است. می‌توانید انجام این کارها را به شخص دیگری واگذار کنید. به عنوان مثال اگر فریلنسر هستید می‌توانید سفارش‌های ارزان قیمت که کیفیت در آن‌ها دخیل نیست را به شخص دیگری واگذار کنید تا بتوانید با آسودگی خاطر به انجام کارهای مهم بپردازید.
- دومین استراتژی در مواجهه با چنین کارهایی این است که انجام آن‌ها را به زمانی دیگر موکول کنید. در صورتی که مدیر یک مجموعه هستید و احتمال دارد که کارمندان بخواهند سوالات خودشان را از شما بپرسند، از آن‌ها بخواهید که سوالات خود را روی یک برگه یادداشت کنند و منتظر بمانند که شما از اتاق خود خارج شوید و به این سوالات پاسخ دهید. برخی مدیران از کارمندان خود می‌خواهند که سوالات خود را در پیام‌رسان‌ها (مثلاً تلگرام) ارسال کنند و منتظر بمانند تا به آن‌ها پاسخ داده شود. این کار به این دلیل انجام می‌شود که مدیر بتواند با خاطری آسوده به کارهای مهم خود رسیدگی کند.
بخش چهارم ماتریس آیزنهاور: کارهای غیرمهم و غیرفوری
آخرین بخش ماتریس آیزنهاور کارهایی هستند که نه ربطی به ارزش‌ها و اهداف زندگی ما دارند و نه فوری و عجله‌ای هستند. کارهایی مثل وب‌گردی یا چرخیدن در اینستاگرام کارهایی هستند که نه مهم هستند و نه فوریتی دارند. در واقع کارهایی که در دسته چهارم ماتریس آیزنهاور هستند، همان کارهایی هستند که برخی به آن‌ها اتلف وقت می‌گویند.
متأسفانه، بسیاری از ما زمان زیادی را در این گروه صرف می‌کنیم. این موضوع بدان معنا نیست که شما هرگز نمی‌توانید اوقات فراغت داشته باشید. مهم است که برای مدتی دست از کار بکشید و به خود اجازه دهید کارهای این دسته را نیز تجربه کنید اما باید یک محدودیت زمانی مشخص تعیین کنید. بیشتر از یک ساعت در روز روی این فعالیت‌ها تمرکز نکنید. آخرین دسته از ماتریس آیزنهاور شامل کارهایی است که اساساً قاتلین بهره وری شما هستند. آن‌ها به هیچ وجه در رسیدن به اهداف شما سهیم نیستند. این فعالیت‌ها را شناسایی کنید و آن‌ها را تا حد امکان محدود کنید تا بهره‌وری شما افزایش یابد.
چگونه می‌توانیم از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟
ماتریس آیزنهاور قدرت بسیار بالایی در منظم کردن و سامان‌دهی کارهای شما دارد و می‌تواند تحول قابل توجهی در زندگی و کسب و کار شما ایجاد کند. بسیاری از افراد این پرسش را مطرح می‌کنند که چگونه می‌شود از این ماتریس استفاده کرد. برای ایتسفاده از این ماتریس گام‌های زیر را یکی پس از دیگری بردارید:
- در صورتی که می‌خواهید از ماتریس آیزنهاور برای انجام کارهای خود استفاده کنید، باید ابتدا لیستی از کارهایی که می‌خواهید در طول روز انجام دهید تهیه کنید.
- پس از آنکه لیست کارهای خود را نوشتید و آن را به اتمام رساندید، زمان آن رسیده است که کارهای خود را در چهار دسته مهم و فوری، مهم و غیرفوری، غیرمهم و فوری و غیرمهم و غیرفوری دسته بندی کنید.
- پس از دسته بندی باید کارهای مهم و فوری را انجام دهید. سعی کنید این کارها را طبق یک برنامه زمانی مشخص انجام دهید. برای اینکه کارهایتان طبق برنامه زمانی پیش برود، می‌توانید از روش‌ها و ابزارهای مختلفی کمک بگیرید. یکی از بهترین روش‌هایی که تأثیر زیادی در پیشبرد کارها طبق برنامه زمانی دارد، تکنیک پومودورو است. حتماً در مورد این روش مطالعه و از آن استفاده کنید. یکی از مزایای تکنیک پومودورو این است که به افزایش تمرکز شما کمک می‌کند و باعث می‌شود از تمرکز و نیروی اراده خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
- از به تعویق انداختن کارها بپرهیزید؛ زیرا اگر نتوانید طبق جدول یا ماتریس آیزنهاور حرکت کنید، مطمئناً به مشکل خواهید خورد و ممکن است در بلندمدت نتوانید اهداف خود را محقق کنید.
- کارهای غیرمهم و غیرفوری را خیلی جدی بگیرید. این کارها می‌تواند کشنده وقت شما باشند و در بلندمدت تأثیر خودشان را روی بهره‌وری شما نشان خواهند داد. پس تا حد امکان آن‌ها را مدیریت کنید و اجازه ندهید که در کارهای مهم و فوری و مهم و غیرفوری شما اختلالی ایجاد کنید.
- سعی کنید در یک لحظه مشخص روی یک کار و وظیفه مشخص تمرکز کنید. یکی از عواملی که جلوی تمرکز شما را می‌گیرد و اجازه نمی‌دهد که شما روی کارهای اصلی و مهم خود تمرکز کنید این است که در آن واحد بخواهید چند کار را با هم انجام دهید.
- سعی کنید به صورت هفتگی، ماهانه، سه ماهه، شش ماه و سالانه برنامه مدیریت زمان خود را بررسی کنید و ببینید که کدام یک از بخش‌های آن را می‌توانید بهبود ببخشید. مطمئناً هر چه بر اساس برنامه زمانی خود عمل کنید، متوجه خواهید شد که این برنامه چه نقاط قوت و ضعفی دارد. سعی کنید پس از بررسی برنامه، نقاط قوت آن را تقویت و نقاط ضعف آن را رفع کنید.
استفاده از ماتریس آیزنهاور چه مزایایی دارد؟
- استفاده آسان و بدون پیچیدگی: استفاده از ماتریس آیزنهاور خیلی آسان است و هیچ پیچیدگی خاصی ندارد. کافی است برنامه های خود را روی کاغذ بنویسید و آن‌ها را به چهار دسته تقسیم کنید.
- بازدهی بالا: یکی دیگر از مزایای این ماتریس که آن را محبوب کرده و باعث شده که افراد زیادی از آن استفاده کنند، بازدهی بالای آن است. در صورتی که بتوانید کارهای خود را به درستی و با هوشمندی کامل اولویت بندی کنید، شک نکنید که کارایی بالایی دارد و نظم بسیار خوبی به کارها و زندگی شما می‌بخشد.
- تمرکز بالا: یکی از نقاط قوت روش آیزنهاور این است که تمرکز بالایی دارد و تکلیف شخص را روشن می‌کند. وقتی می‌گوییم فلان کار مهم و فوری است؛ یعنی باید به آن اولویت دارد و بیشترین انرژی را روی آن گذاشت. از این رو این روش هیچ ابهامی به جا نمی‌گذارد که کدام کار را اول و کدام کار را دوم انجام دهیم. به همین دلیل است که می‌گوییم روش آیزنهاور تمرکز بالایی دارد و حواس شما را پرت نمی‌کند.
- بهبود مستمر در انجام کارها: همان طور که پیش از این اشاره کردیم، کسی که می‌خواهد از روش آیزنهاور استفاده کند، باید در دوره‌های زمانی مختلف برنامه مدیریت زمان خود را بررسی کنید و ببیند که چگونه می‌تواند کارهایش را به شکل بهتری انجام دهد. همچنین پس از مدتی که از این ماتریس استفاده کنید، متوجه خواهید شد که باید کارهای کمتری را در بخش مهم و فوری قرار دهید.
- انضباط بیشتر در کارها: کلیه روش‌های مدیریت زمان می‌کوشند که انضباط و نظم را در کارهای ما بیشتر کنند. ماتریس آیزنهاور هم از جمله این روش‌ها است و می‌تواند تغییر و تحول بزرگی در زندگی شخصی و کاری ما به وجود بیاورد.
توجه داشته باشید که روش آیزنهاور فقط برای مدیریت زمان نیست، بلکه می‌توانید از آن برای مدیریت هزینه‌ها هم استفاده کنید. منابع مالی هم جزو منابع محدود انسان است و اگر می‌خواهید که از منابع مالی بیشترین استفاده ممکن را ببرید، باید سعی کنید که آن‌ها را مدیریت کنید. به عنوان مثال هزینه‌های فوری و مهم خود را تعیین کنید و ابتدا آن‌ها را بپردازید، سپس سراغ هزینه‌های مهم و غیر فوری بروید. بعد از آن هزینه‌های فوری ولی غیرمهم را بررسی کنید و در صورت امکان آن‌ها را به بعد موکول کنید. در نهایت هزینه‌های غیرمهم و غیرفوری را بررسی کنید و آن‌ها را حذف کنید یا به حداقل ممکن برسانید.
با مدیریت کردن زمان، از عمر خود به بهترین شکل استفاده کنید
عمر یکی از گنج‌های محدودی است که در اختیار تمامی انسان‌ها قرار گرفته است. انسانی که بتواند از این سرمایه بی‌نظیر به بهترین شکل استفاده کند، قطعاً رشد و پیشرفت می‌کند و در مسیر تعالی حرکت خواهد کرد. در صورتی که می‌خواهید از سرمایه عمر به بهترین شکل ممکن استفاده کنید، باید زمان خود را مدیریت کنید. خوشبختانه تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد که ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین روش‌ها و تکنیک‌های موجود است. اگر می‌خواهید در مسیر رشد و توسعه حرکت کنید، سعی کنید با روش‌های مختلف مدیریت زمان آشنا شوید و از روشی که بیشترین بازدهی یا کارایی را برای شما دارد استفاده کنید. در صورتی که این مقاله برای شما مفید بود، پیشنهاد می‌شود مقاله رشد فردی را هم مطالعه کنید؛ زیرا این مقاله هم می‌تواند زندگی شما را متحول کند و مباحث بنیادی و مهمی را در اختیار شما قرار دهد.
در صورتی که تمایل دارید با روش‌های مختلف مدیریت زمان آشنا شوید، کافی است به بخش مقالات سایت همیار آکادمی مراجعه کنید. برای ورود به این بخش ابتدا وارد سایت همیار آکادمی شوید، سپس از منوی بالای سایت به بخش مجله بروید و در نهایت «مقالات» را انتخاب کنید.
منبع این مقاله: همیار آکادمی
نظرات کاربران (0) ارسال نظر