معرفی کامل شغل منشی‌گری + میزان درآمد و شرایط استخدام
شغل منشی گری یکی از مشاغل مهم و حساس است و بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و دفاتر کار نیازمند استخدام منشی هستند. منشی شخصی است که وظایف اداری، ارتباطی و تسهیل‌گری را در یک محیط کاری بر عهده دارد. منشی با پاسخ دادن به تلفن‌ها، تنظیم جلسات، تایپ اسناد، بایگانی کردن پرونده‌ها و ارائه پشتیبانی به سایر کارکنان، به تسهیل و پیشبرد بهتر فعالیت‌های یک سازمان کمک می‌کند و نقشی کلیدی در ارائه تصویر خوب و حرفه‌ای از یک سازمان به مشتریان و مخاطبانش دارد.
اما یک منشی موفق چه کسی است؟ برای فعالیت در این شغل، چه مهارت‌ها، تخصص‌ها و شرایطی لازم است؟ شرح شغل منشی چیست و چقدر درآمد دارد؟ در این مقاله قصد داریم با معرفی شغل منشی، مهارت های لازم برای منشی گری و شرح وظایف این شغل، به این سوالات پاسخ دهیم.
تعریف شغل منشی‌گری و اهمیت آن در سازمان‌ها
منشی‌گری شغلی است که به منظور کمک به مدیران و کارمندان در انجام امور اداری و وظایف کاری روزمره در زمان کاری ایجاد شده است. به دلیل اهمیت بسیار زیاد مدیریت زمان در شرکت‌ها، موقعیت شغلی منشی‌گری جایگاه ویژه و مهمی در هر سازمان دارد.
منشی با سازماندهی و کمک به انجام فعالیت‌های روزانه و روتین تیم‌های کاری سازمان، به آن‌ها کمک می‌کند تا بتوانند تمرکز خود را بر کارهای اصلی گذاشته و انجام کارهایی مانند برقراری تماس‌ها، جوابگویی به ایمیل‌ها و ارتباط با مراجعان سازمان باعث اتلاف وقت آن‌ها نشود. به همین دلیل یک منشی خوب می‌تواند به بهبود و افزایش بهره‌وری تیم و سازمان کمک کند.
شما می‌توانید در صفحه جدیدترین فرصت های استخدام کارمند اداری، فرصت‌های استخدامی شغل منشی گری از جمله استخدام منشی مدیرعامل، منشی مطب، منشی دفتری و غیره را مشاهده کرده و رزومه خود را برای آن‌ها ارسال کنید.
وظایف و مسئولیت‌های اصلی منشی
شرح وظایف شغل منشی گری بسته به محل و نوع کار می‌تواند متفاوت باشد. شرح وظایف منشی مدیرعامل، شرح وظایف منشی کلینیک، منشی مطب، دفتری و غیره، می‌تواند متفاوت از هم باشد، اما به طور کلی یک منشی مسئول انجام امور زیر است:
- پاسخگویی و انتقال تماس‌های تلفنی، رساندن پیام‌ها و پیگیری درخواست‌ها
- مدیریت وقت ملاقات، کنفرانس‌ها، قرارهای شخصی و سفرها
- نوشتن صورتجلسه
- ثبت، نگهداری و مدیریت اسناد
- آماده‌سازی و ویراستاری گزارش‌ها و سندها
- برنامه‌ریزی جلسات، کارگاه‌ها و رویدادها
- انجام تحقیقات مربوطه و سازماندهی پرونده‌های مهم
- پذیرش و خوش‌آمدگویی به مشتریان و ارباب رجوع
- انجام نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری
تحصیلات و مهارت های لازم برای منشی گری
گاهی اوقات برای فعالیت در شغل منشی گری، لازم است که دارای مدرک کارشناسی (و بالاتر) در رشته‌های مرتبط باشید. علاوه بر این، معمولا کارفرمایان ترجیح می‌دهند که افرادی با حداقل مدرک کارشناسی (فارغ از نوع رشته) را استخدام کنند. در مقابل، در برخی از مراکز داشتن مدرک تحصیلی جزو شرایط استخدامی نبوده و آموزش قبل از استخدام، مثل آموزش منشی گری مطب، ارائه می‌دهند. علاوه بر تحصیلات، فعالیت در شغل منشی گری نیازمند داشتن مهارت‌های زیر است:
مهارت‌های ارتباطی
مهم‌ترین مهارتی که برای فعالیت در شغل منشی گری نیاز است، مهارت ارتباطی است. یک منشی باید دارای مهارت‌های ارتباطی بسیار خوبی باشد. این مهارت شامل داشتن فن بیان مناسب و توانایی برقراری ارتباط با مراجعان و اعضای شرکت یا سازمان می‌شود.
مهارت‌های کامپیوتری
یک منشی باید دارای مهارت‌های کامپیوتری خوبی باشد. آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس (مانند ورد، اکسل و پاورپوینت) پایگاه داده‌ها، ارسال و دریافت ایمیل و سایر تکنولوژی‌های مرتبط و بکارگیری آن‌ها برای نگهداری و سازماندهی اطلاعات، از مهارت‌های ضروری و مهم برای یک منشی هستند.
مهارت‌های مدیریت زمان و سازماندهی
یکی از مهارت‌های مهم در شغل منشی گری، سازماندهی و توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است. برنامه ریزی و مدیریت رویدادها، کنفرانس‌ها جلسات و غیره، نیازمند داشتن این دو مهارت است.
مهارت‌های سازمانی
داشتن مهارت سازمانی به معنای درک نیازهای سازمان و افراد شاغل در آن و توانایی برآورده کردن آن‌ها است. داشتن مهارت‌های سازمانی کمک می‌کند تا منشی در شغل خود حرفه‌ای تر عمل کرده و به افزایش بهره‌وری سازمان کمک کند.
مهارت کار تیمی
یکی دیگر از مهارت‌های مهم شغل منشی گری، مهارت کار تیمی است. منشی‌ها باید در محیط کاری با سایر افراد سازمان همکاری داشته باشند و داشتن مهارت کار تیمی به بهبود همکاری و برقراری ارتباط با سایر افراد شرکت یا سازمان کمک می‌کند.
مهارت‌های نگارشی
یک منشی مسئول ثبت گزارشات، ارسال نامه و ایمیل، آماده کردن صورتجلسه و… است و باید مهارت نگارشی قوی و همچنین توانایی تایپ سریع داشته باشد.
علاوه بر مهارت‌های گفته شده، مواردی همچون آشنایی با زبان انگلیسی، داشتن روحیه پیگیری، توانایی نظارت و کنترل بر امور اداری و حافظه خوب و حضور ذهن قوی از شرایط مهم استخدام منشی محسوب می‌شوند. اگر به دنبال راهنمای جامع استخدام منشی هستید، می‌توانید با مراجعه به سایت‌های کاریابی، اطلاعات خوبی درباره شرایط استخدام، میزان حقوق و درآمد، ساعات کاری و غیره شغل منشی گری بدست بیاورید.
ساعات و شرایط کاری منشی
ساعات و شرایط کاری منشی ممکن است با توجه به شرکت محل فعالیت و نوع شغل منشی (منشی مطب، منشی باشگاه، منشی اداری و…) متفاوت باشد. برخی از عواملی تاثیرگذار بر ساعات و شرایط کاری منشی عبارتند از:
- نوع شغل منشی: برخی از موقعیت‌های شغلی منشی‌گری ممکن است نیازمند حضور فیزیکی در دفتر باشند، در حالی که برخی دیگر به صورت دورکاری نیز امکان فعالیت دارند.
- نوع سازمان یا شرکت: برخی از سازمان‌ها یا شرکت‌ها ممکن است ساعات کاری ثابت و رسمی و برخی دیگر ساعات کاری انعطاف‌پذیر داشته باشند. ساعات کار منشی در شرکت‌های دولتی تفاوت زیادی با شرکت‌های خصوصی دارد.
- نوع فعالیت یا خدمات: برخی از فعالیت‌ها یا خدمات ممکن است نیازمند حضور منشی در خارج از ساعات کاری یا تعطیلات رسمی باشند.
میزان حقوق و درآمد شغل منشی گری
درآمد منشی به سطح شرکت و سازمان، نوع کار و مسئولیت‌ها، حجم کاری، میزان سابقه کار، شهر و کشور محل فعالیت بستگی دارد. بر این اساس، درآمد منشی در ایران در حدود 5 تا 12 میلیون تومان است. بسته به موارد گفته شده، ممکن است میزان حقوق دریافتی منشی کمتر یا بیشتر از این مقدار باشد.
جمع‌بندی
در این مقاله با شغل منشی گری و وظایف آن، مهارت‌های مورد نیاز، شرایط استخدامی و درآمد این شغل آشنا شدیم. منشی در بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و دفاتر کار نقش مهم و حساسی را ایفا نموده و تاثیر زیادی بر ارائه یک تصویر خوب و حرفه‌ای از سازمان به مشتریان و مخاطبانش دارد. براساس موارد گفته شده در این مقاله، برای فعالیت به عنوان منشی، نیازمند داشتن مهارت‌های ارتباطی، مهارت‌های کامپیوتری، مهارت مدیریت زمان و سازماندهی، مهارت کار تیمی، مهارت‌های نگارشی و مهارت‌های سازمانی هستید. همچنین، میزان درآمد منشی بستگی به نوع شغل، محل کار، تجربه و مهارت‌های او دارد.
نظرات کاربران (0) ارسال نظر